【巨匠美語評價】教你如何寫好 Business Letter 商用書信

 

商務美語/商用英文

如何寫商用英文書信，巨匠美語評價報你知。

正式的商業英文書信（Business Letter）究竟該怎麼寫，才會比較有禮貌呢?

若對方跟自己的關係比較熟，又要怎麼寫才，不會有距離感呢? 巨匠美語評價告訴你！

一封英文書信的內容，有分:

• 主旨 Subject (Email時用)
• 問候語Greetings
• 內文 Content
• 結尾 Closing
• 結尾敬語與簽名Sign off and signature block

以下巨匠美語評價就來依照這六大段落，一一做分析介紹！看完巨匠美語評價的你，就會知道如何依照場合寫英文書信喔。

1.  Subject(主旨)

很多商務人士一天要看數十封的Email。所以主旨就要清楚的表明信件的主題，不可空白，也不可以超過五個字。整理出範例如下:

• Quotation報價
• Sample樣品
• Catalogue型錄
• Order/purchase order訂單
• Contract合約
• Shipment船(運)
• Damage損壞
• Shortage數量短缺
• Complaint抱怨
• Agency代理權
• Payment付款
• Inquiry詢問
• Making an appointment安排會議
• Looking for Customers尋找客戶
• Extending Business拓展業務
• Trade Proposal商務計劃
• Agreement on Conditions of Business交易條件協議
• Trade Inquiry商務詢價
• Selling/Buying Offer賣方/買方報價
• Placing an Order下訂單
• Follow-up進度查詢
• Sales Contract 買賣契約
• Claims and Adjustments索賠與調處
• Establishment of Agency Ship建立代理關係

2.  Greetings(問候語)

一封Business letter的開頭就是問候語了，相當於中文信件的「XX你好」。寫在信件的最左上角。從問候語的用法，可以顯示出你和對方的關係。而問候語的後面，記得不是用冒號，而是用逗號喔。

• Dear + 對方姓名，如「Dear John Doe,」

這是最常見且最正式的寫法

• Dear + Mr./Ms. 對方的姓氏或姓名

若因你和對方的關係，需要用到稱謂時 (如中文的「王先生/小姐你好」時)，就用這個。如只稱乎姓氏的Dear Mr. Lee (李先生你好) 或是 Dear Ms. Johnson (Johnson小姐你好)，而有時也會連名帶姓一起說，如Dear Mr. John Doe或是Dear Ms. Jane Doe。

• Dear+稱謂

如果你只知道對方稱謂卻不知道他的名字，如你要去一家公司應徵某個職位，你要寫信給人事部門經理，卻不知道他的名字的狀況下使用。如Dear Hiring Manager 或是Dear HR

• 若你不知道對方的姓名，或是寫陌生開發信時，可使用Dear Sir or Madam 做開頭。小編也聽說過有人從課本上學到To Whom It May Concern的用法，但是巨匠美語評價顯示，那是最差近且過時的用法。不信的話你可以Google一下To Whom It May Concern old fashioned，相信會有很多答案出現。
• 若你跟對方熟、或是信件沒像求職信、推薦函那麼正式的話，就請不要用Dear！請改用To，或是Hi甚至Hello都可以喔。如Hi, Katy或是 Hello John。

3.  Content (內文)

問候語控一行後就是信件的內容了。通常不少人一天都要收發數十封Email。所以商業書信的開場白最好就要開門見山立即表明目的。巨匠美語評價整理出常用的一針見重點開場白的句子

 

• I am writing to inquire about…

我寫信是來詢問..，例如：I am writing to inquire about the possibility of joining your research group (我寫信是來詢問我是否有機會加入你們的研究團隊。)

• I am writing with reference to . . .

我寫這封信是關於…，例如I’m writing with reference to the goods you ordered…(我寫這封信是關於你們訂購的商品…)

• Could You please send me…

可以拜託請你寄給我….

• I am writing to confirm…

我想要確認一下…

• I would like to inform you that..

我們想要通知你…

• 假如你今天寫信的目的是回復對方寄來的Email，開頭可以這樣寫:
• Thank you for contacting+自己公司名稱

感謝你主動聯繫我們XX公司

• Thank you for your prompt reply.

感謝你的回覆

• Thank you for getting back to me.

感謝你的回覆

4.  Closing (結尾)

在內文的最後一段，也是需要像是像中文信件中的　＂期待您的回覆＂來收場。巨匠美語評價整理出的常用結語如下：

• We look forward to your early reply.我們期待您早日回覆
• Ｗe look forward to hearing from you soon. 期待早日得到您的回覆。
• Thank you for your time, and we are looking forward to hearing your reply as soon as possible. 感謝您的撥冗，我方期待盡快得到您的回覆。
• Your kind reply will be much appreciated. 您的善意回覆，我們將不勝感激。
• Please inform us your decision soon 請盡快通知我們您的決定。
• You are always welcome to contact us 歡迎您隨時與我方聯繫
• Will you please reply us before this Wednesday? 能請您盡快在這禮拜三前回覆嗎?

5.  Sign off and signature block (結尾敬語與簽名)

再來就是信件的結尾，會有 sign off 和 signature block

sign off 要注意: 只有第一個字需要大寫！巨匠美語評價提供一些最常看到的 sign off：

• 正式的寫法有(若只和對方有商務往來關係，幾乎沒有交情時用)
• Sincerely,
• Sincerely your,
• Yours sincerely,
• 次正式的寫法有(可用於已建立關係的客戶、長官、同事時適用)
• Best regards,
• Regards,
• Best wishes,
• 較友善、隨性的寫法有(可用於關係較熟的親友、同事)
• Take care,
• Cheers,
• Truly(cordially) yours,
• Faithfully yours,
• Yours truly(cordially),
• Best,
• 若你非常感謝對方，可以這樣寫
• With gratitude
• With appreciation

 

最後，巨匠美語評價小編告訴你，在按下傳送鍵前，先檢查一下自己的mail是否有拼錯字和內容喔！